重庆现代制造职业学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学校档案工作，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》，国家教委《普通高等学校档案管理办法》，以及《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案管理规范》《重庆市机关归档文件整理实施细则》等档案法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校从事教学、科研、管理等工作中形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的材料。
第三条 档案工作是学校工作的组成部分，可以为学校建设发展提供有力支持。学校领导和各单位负责人应把档案工作纳入工作计划和议事日程，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 管理体制
第四条 学校设立档案管理机构，负责领导和管理学校档案工作。
档案管理机构工作职责：
（一）贯彻执行上级有关档案工作的法规、政策和规定，组织起草学校档案工作文件，规划全校档案工作，做好档案工作的各项基础建设。
（二）制订学校档案工作规章制度，经校长办公会通过后组织实施，并负责监督、检查执行情况。
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。
（四）建立健全学校档案网络，指导、监督、检查各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。
（五）加强档案管理规范化、数字化、现代化建设，适应社会发展需要。
（六）根据需要，按规定向上级档案管理机构移交档案。
（七）对超过保管期限的档案，在分管校长领导下进行鉴定，提出存毁意见。销毁档案要登记造册，经校长批准，两人监销。
（八）严格执行安全保密制度，加强库房的科学管理，确保档案的完整与安全。
（九）每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收集、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报。
（十）组织学校档案工作人员业务培训。开展档案业务研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。
（十一）做好校领导交办的其他工作。
第五条 分管档案工作校领导职责
（一）认真贯彻执行国家档案工作法律、法规，结合本校实际，组织制定学校档案工作规章制度。
（二）负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。
（三）建立与办学规模相适应的档案工作机构，落实人员编制、档案库房、档案工作所需设备以及经费等。
（四）主持全校性档案工作会议，研究决定档案工作和档案（室）建设中的重要事项。
第六条 各部门应有1名负责人分管本单位的档案工作，并指定1名人员具体负责本部门的档案工作。
各部门分管档案工作负责人职责：
（一）领导本部门的档案工作，执行学校档案工作规章制度。
（二）应将档案工作纳入本部门议事日程和工作内容。
（三）指导本部门档案工作人员的工作，确保本部门档案材料的形成和整理，以及各类档案的归档率、完整率和合格率要符合要求。
部门档案员工作职责：
（一）负责本部门档案材料的形成和保管。
（二）每年应在规定的时间内，按要求将应归档的档案材料移交档案室，并保证档案材料的完整、准确。
（三）努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受学校档案室的业务指导、监督和检查。
（四）注意档案材料的安全和保密工作。
第三章 立卷与归档
第七条 建立和完善归档制度，并纳入教学、科研管理人员的职责范围，每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都应有完整、准确、系统的文件材料保存。
第八条 各部门应做到业务工作与档案工作同步推进。
第九条 实行文件材料形成部门立卷制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成过程，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，装订后向档案室移交。档案室工作人员要认真指导立卷工作，以保证归档案卷的质量。
第十条 科研成果、基建项目、新型产品、大型设备（五万元以上）进行鉴定、验收时，应有相关部门的档案工作人员参加，对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。
第十一条 学校与其他单位合作的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案。协作单位应将自己形成的文件材料归档，还应复制一套副本，送交主办单位保存。
第十二条 对学校个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料，必须按规定向档案室移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十三条 归档的文件材料，必须内容真实、标题简洁明确，制作和书写材料利于长期保存，格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限和密级（电子文件应有备份），符合有关规定和标准的要求。
第十四条 归档范围：
（一）《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、基本建设、出版、外事、设备、财会、声像、实物、电子文件共十二类文件材料。
（二）反映学校工作活动的有保存价值的声像载体材料。
（三）国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。
第十五条 归档时间：
（一）各教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度暑假前归档。
（二）学籍档案在学生毕业当年10 月底以前归档。
（三）财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管两年，期满后的次年6月30日前归档。
（四）科研、基建项目和专题性、成套性材料(如设备购置的合同、招投标、随机文件、开箱验收等)，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
（五）随时接收上级规定应接收的档案。
第十六条 归档份数：文件材料一般归一份，重要或者频繁应用的适当增加副本。
第十七条 归档手续：归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项，部门立卷人和部门负责人签名，交档案室审核验收。归档部门打印“案卷移交目录”一式两份，双方各执一份，归档完毕。
第四章 档案管理
第十八条 遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据部门管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学分类、编号。任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有。必须定期按规定向档案室移交，全校师生员工都有保护档案的义务。
第十九条 认真按照“八防”（防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防鼠、防高温）工作要求做好相关工作。存放声像等特殊载体档案，应有相应的专门措施和设备，确保档案安全。
第二十条 档案应存放在档案柜内，涉密档案应单独登记，专箱存放。档案按档号顺序排放。
第二十一条 已归档的档案需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审签意见，交档案室归档。
第二十二条 档案室必须定期检查档案情况，发现破损、霉变的档案，应及时修补和复制，并做出记录。
第二十三条 建立档案鉴定制度。档案鉴定工作在分管校长领导下，由档案室与建档部门负责人组成鉴定小组，准确判定档案存毁，对超过保管期限的档案进行认真审定，提出存毁意见，写出鉴定情况报告。
第二十四条 需要销毁的档案，应造册报请分管校长批准后予以销毁。确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种：
（一）凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作具有长久利用价值的文件材料，列为永久保管。
（二）反映学校一般职能活动、在较长时期内对学校工作具有利用价值的文件材料，列为长期保管，保存期为15年至50年。
（三）凡是在较短时期内，对学校工作具有参考价值的文件材料，列为短期保管，保存15年以内。
第二十六条 建立档案统计制度。做好平时的统计台账和原始登记工作；每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计。
第五章 档案利用
第二十七条 档案查阅规定：
（一）查阅本部门档案，经办人员（原则上是本部门领导或档案工作人员）在档案查阅登记簿上登记后，方可查阅。
（二）查阅其他部门档案，须经建档单位和档案室负责人同意，并履行登记手续后，方可查阅。
（三）查阅学校各种证件(法人证、土地证、房屋证、收费许可证等)，除换新证以外，均须学校办公室负责人同意，并履行登记手续后，方可查阅。
（四）毕业学生查阅本人学籍档案，须凭本人身份证;代为他人查阅学籍档案的，需提供委托书和代办人身份证，并履行登记手续后，方可查阅。
（五）会计档案或人事档案等一般只能由学校会计部门或人事部门、纪检监察审计部门的专人查阅。本校其他部门、教职工如需查阅，需填写《档案查阅申请表》经计财处或人事处负责人批准，并履行登记手续后，方可查阅。
（六）外单位查阅学校档案，须凭单位介绍信、经建档部门同意，报主管校长批准，并履行登记手续后，方可查阅。
第二十八条 档案材料原则上只能在阅档室查阅，不得外借，特殊情况需要外借的，须经主管校长批准，并履行相关手续。
档案借阅要求：
（一）注意保密，不得向无关人员谈论借阅档案内容。
（二）查阅档案时，不得在档案材料上勾画、涂改、增添、拆散或取页。
（三）爱护案卷，不得损毁。若查阅者将档案损坏或丢失，档案馆应根据《档案法》《档案法实施办法》的条款，报告学校进行处理。
（四）对借用的档案应妥为保存，不得随意乱丢，不得转借他人。
（五）借阅档案须按时归还(一般不超过一周)。特殊情况，说明原因并经档案馆负责人同意后可适当延期。对无故逾期不还者，档案馆有权终止其借阅。
第六章 条件与保障
第二十九条 学校要确保档案工作所需的人、财、物。
第三十条 学校要提供档案工作所需的经费，并列入年度预算。
第三十一条 学校必须为档案部门提供专用的符合档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅档用房。
第三十二条 为了适应档案工作的发展与管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化、规范化，学校应为档案部门购置计算机、复印机、照相(翻拍)机、去湿机、空调机、吸尘器等设备，满足档案室工作需要。
第七章 附则
第三十三条 本办法经校长办公会审议通过后执行，由学校档案室负责解释。